Einführung von OKRs im Sales bei PAQATO – ein Erfahrungsbericht
Um die Magie und die Faszination von OKRs wirklich hautnah zu erleben, möchten wir einen Blick hinter die Kulissen werfen. Wir zeigen euch, wie wir mit einem Kunden OKRs im Sales gelebt haben.
Wir versprechen unseren Kunden, wenn wir über OKRs reden, oft viel. Das klingt am Anfang sehr hoch gesteckt und die Zweifel sind sofort mit am Tisch, dass das alles heiße Luft ist. Wie soll das denn gehen, dass wir im Team eine höhere Zufriedenheit erreichen, wenn wir die Geschwindigkeit erhöhen und die Messlatte höher legen?
Genau mit diesem völlig berechtigten Einwand beginnt die Reise. Wir erleben ihn wirklich jedes Mal und das ist gut so. Denn es macht sichtbar, worum es geht.
Denn hinter diesem Einwand steckt eine ganz wichtige Frage: Wie schaffe ich es, Wachstumsziele zu erreichen, ohne mehr Stress und Überforderung für die gesamte Organisation zu produzieren? Wirklich immer sind doch Kündigungen, Frustrationen, Micromanagement und nicht erreichte Ziele an der Tagesordnung, wenn die Maschine hochfährt.
Über PAQATO:
PAQATO ist die Must-Have Post Purchase Lösung für alle Online-Händler, die aus ihrem Versandprozess mehr herausholen wollen. Mit PAQATO legen Händler die Kommunikation von Versandnachrichten, wie “Dein Paket ist auf dem Weg zu dir” nicht mehr in die Hände externer Versanddienstleister wie DHL, DPD, Hermes und weiteren. Dank automatisierter Kundenkommunikation, individualisierten Track & Trace Seiten im Shop-Design und smarten Versand-Analysen öffnet PAQATO seinen Kunden ab Bestelleingang die Türen zu 5-Sterne-Bewertungen, hohen Wiederkäufen, starken Weiterempfehlungs-Raten und happy Kunden.
Mit PAQATO wird der
Paketversand für moderne
Händler zum Gamechanger
Die All-In-One Lösung begeistert schon heute mehr als 1.000 E-Commerce Unternehmen, wie Otto, Peek & Cloppenburg, Check24 und den Wachstumschampion Rose Bikes.
Was passierte am Anfang bei PAQATO?
Wir machten einen 2-tägigen Plannings-Workshop.
(Stopp – so viel Zeit haben wir nicht – erwidern jetzt reflexartig IMMER alle Kunden.
Kennen wir schon 😊. Machen wir trotzdem so! Weil es so wichtig ist.)
In dem Workshop wird alles auf den Tisch gelegt, was im Backlog schlummert, was an Leitbild, Vision, Mission da ist. Was dem Team sauer aufstößt, was Kunden feedbacken. Wir fragen nach den Sales Goals, nach der Strategie, nach dem, was der Wettbewerber macht, wo es in den Prozessen klemmt, was die immer wiederkehrenden Bottlenecks sind und was grundsätzlich die meiste Zeit im Tagesgeschäft frisst.
Nachdem alles auf dem Tisch war, begann das erste vorsichtige Sortieren nach Clustern und immer wieder das Hinterfragen, ob die Themen vom Team lösbar sind oder etwa gar nicht vom Sales verantwortet werden. Wir haben gemeinsam heftig diskutiert, was nun die wichtigsten und dringendsten Themen sind.
Mit der Konkretisierung, dass wir nur auf die Umsetzbarkeit in den nächsten 3 Monaten schauen, wurde schon einiges klarer.
Nach 4 Stunden waren die Themen sichtbar
Nach dem ersten halben Tag lagen die – nennen wir sie „Themen-Cluster“ sichtbar auf dem Tisch. Die Sortierung hatte erreicht, dass eine Konsens-Entscheidung getroffen war, was das Team die nächsten 3 Monate angehen will und was eben genau nicht. Der Fokus war gesetzt.
Etwas ganz Wichtiges war passiert: Schon in dieser ersten Phase hatte sich die Organisation mit der endlichen Ressource Zeit beschäftigt. Somit war damit der Weg geebnet, das Team nicht zu überlasten.
So wie es SCRUM Teams in der IT mit Story Points machen.
Die kritischste Phase – das Finden der Objectives
Eigentlich ist doch jetzt alles fertig, oder? Nennen wir die Themen-Cluster doch einfach so:
- Wir steigern den Umsatz.
- Wir reduzieren die Churnrate.
- Wir gewinnen zweimal mehr Neukunden als letztes Quartal.
- Wie verdoppeln den Umsatz bei unseren Bestandskunden.
Ganz ehrlich? NEIN!
Warum denn nicht?
Es sind 3 Punkte:
- Das motiviert nicht, das ist langweilig, das ist inhaltsleer. Dafür brauchst du keine OKRs. Das ist reines Performance Management.
- Das zeigt dir überhaupt nicht den Weg auf, wie du das im Tagesgeschäft umsetzen sollst.
- Und vergisst auch komplett das Tagesgeschäft. Weil das kommt überraschender Weise jeden Tag auch noch dazu.
So sind OKRs Ballast und zusätzlicher Planungs-Bullshit.
Die Objectives sind nicht die KPIs. Sie sind viel mehr. Sie sind wie Magneten, die mich als Sales-Mitarbeiter:in leiten. Sie sind motivierend und sinnhaftig. Sie geben mir eine Orientierung, warum ich das 2do xy mache und sind Mini-Strategien auf dem Weg zum großen Ziel.
Erklären wir es an einem Beispiel:
Bei PAQATO hatten wir genau diesen Punkt erreicht. Die Versuchung war groß, in etwa die gerade beschriebenen KPIs als „Objective“ zu definieren.
Es stand die Diskussion im Raum, das erste Objective so zu benennen: „Wir haben das strategische Umsatzziel erreicht.“ Hhhm… es passierte nichts im Team. Kein Puls ging hoch, es war nicht inspirierend. Einige gähnten bereits und waren gedanklich schon beim Kaffee.
Die entscheidende Frage war, wenn ihr auf eure Vision & Mission, auf euer Leitbild schaut:
- WARUM soll der Umsatz steigen?
- Welchen Fußabdruck will PAQATO hinterlassen?
- WORUM geht es?
- WARUM gibt es PAQATO?
Und mit diesen Fragen waren nicht nur alle wieder wach, sondern es wurde auch sofort entschieden, dass wir eine völlig neue Formulierung brauchen.
Die Vision von PAQATO ist (sehr rudimentär formuliert), die Kommunikation im Online Handel besser zu gestalten. Ihren Anteil zu leisten, dass der Online-Versand allen Beteiligten mehr Spaß macht.
Nun war guter Rat teuer und die Augen groß. Wir sind aufgestanden und im Büro rumgelaufen. Was fällt uns auf, was kann uns hier in unserem Arbeitsumfeld inspirieren, vielleicht der Kickertisch, die Küche, die Arbeitsplätze? Sollten wir mal um den Block laufen?
Der entscheidende Impuls kam mit dem Blick auf den Eingangsbereich bei PAQATO. Neben der Tür gibt es eine Wand der happy customers. Hier hängen auf Pappschildern die Logos der Kunden, die bereits mit der Kommunikationslösung von PAQATO arbeiten und da war noch Platz.
Wir haben das Objective dann umgetauft in: „Die Wand ist voll.“
Das war ein Gänsehaut-Moment!
Anmerkung Katrin:
Der übrigens fast 2 Stunden gebraucht hat, um zu entstehen. Die Zeit braucht es aber immer, weil es ein neuer Prozess des Denkens ist. Denn hier geht es gewissermaßen um die Sinnhaftigkeit des Seins.
Und dann?
Die dazu passenden Key Results zu entwickeln, also was muss ich tun, damit die Wand voll ist – war ein Kinderspiel. Das purzelte nur so an Vorschlägen und die messbaren Meilensteine für die nächsten drei Monate waren sehr schnell und dynamisch definiert.
In der verbleibenden Zeit haben wir das OKR-Board für das nächste Quartal komplett fertiggestellt.
Das Team hat nach den zwei Tagen alle Objectives mit den dazu gehörigen Key Results und den initiatives/2dos definiert. Jeder wusste exakt warum und was zu tun ist. Damit das Ganze auch losrollen konnte, wurden noch die Meetings (weekly á 20 min und monatliches 2-stündiges review) fix vereinbart.
Thats it!
Aber lassen wir Benjamin Auffenberg (Head of Sales PAQATO) selbst sprechen.
Benjamin liebt und lebt B2B-Sales auf Champions League Niveau. Im seinem Bücherregal befinden sich mehr Bücher über Sales als Romane. Sales ist keine Raketenwissenschaft, dennoch gibt es unglaublich viele Möglichkeiten Sales erfolgreich umzusetzen.
Ben, was hat dir am OKR-Prozess am meisten Spaß gemacht?
Mir hat am meisten Spaß gemacht, dass wir mit einer Expertin zielgerichtet die OKRs gestalten konnten und umgesetzt haben. Im operativen Tagesgeschäft macht es mir auch die Steuerung des Salesteams einfacher.
Was denkst du, was haben die OKRs gelöst?
Wir konnten mithilfe der OKR´s unseren Fokus quartalsweise auf die wichtigen Dinge ausrichten und haben damit unsere gewünschten Unternehmensziele und Sales Ziele erreicht.
Und hat dich auch was überrascht, was du vorher nicht erwartet hättest?
Wir haben ein halbes Jahr zuvor begonnen, die OKR-Methode in unserer Organisation umzusetzen. Dabei wurden wir nicht von einer Expertin beraten, sondern sind eher nach einer Art Handbuch vorgegangen, was für uns nicht zu den gewünschten Ergebnissen geführt hat. Viel schlimmer war eigentlich, dass die OKR-Methode eher belastend wahrgenommen wurde. Wir wussten nicht genau, wie wir unsere Objectives und Key Results gestalten mussten, um unsere gewünschten Ziele zu erreichen.
Als wir Katrin als externe Beraterin für die OKR`s hinzu genommen haben, war ich sehr überrascht, wie gut das Thema OKR-Methode vom gesamten Sales-Team angenommen wurde, obwohl wir im Vorfeld eher nicht so gute Erfahrungen gemacht hatten. Katrin hat es geschafft uns mit den richtigen Fragen den Weg aufzuzeigen, wie wir die OKR´s für das Unternehmen nutzen können.
Nun sind neue Methoden ja oft schwierig: Was war aus deiner Sicht die größte Herausforderung?
Die größte Herausforderung war für uns erst einmal, die richtigen Objectives zu gestalten und darauf die passenden Key Results aufzubauen. Danach folgten das regelmäßige Messen und Optimieren während der Umsetzung. Ich war sehr froh, dass Katrin uns mit regelmäßigen Weeklys, Retros und Reviews dabei unterstützt hat, die OKR´s optimal inklusive der Folge Maßnahmen umzusetzen.
Was ist dein Tipp, was würdest du anderen raten, wenn sie mit OKRs im Sales arbeiten?
Ich kann grundsätzlich jedem Sales-Team empfehlen, was sich weiterentwickeln möchte, mit OKR`s zu arbeiten. Mir persönlich hat es geholfen, dass wir ein großes Ziel in kleine Teilziele runtergebrochen haben.
Das hat es dem Team auch einfacher gemacht, sich individuell zu entfalten und gleichzeitig die Entwicklung für das gesamte Team nach vorne zu bringen.
In der Steuerung war durch die OKR-Methode auch klar, wer, was, bis wann tun musste, damit wir das Gesamtziel erreichen.
Im Team habe ich auch festgestellt, dass die Wertschätzung untereinander gestiegen ist, weil alle Sales Mitarbeiter an der Zielerreichung Anteil hatten. Ich bin OKR FAN geworden und sage nochmal lieben Dank an Katrin.
Und kannst du sagen, welche Ergebnisse konkret gemessen wurden – also haben die OKRs dazu beigetragen, eure sportlichen Ziele zu erreichen?
Zahlen werde ich natürlich nicht nennen, aber nur soviel: JA – wir haben sie erreicht. Und zwar deutlich schneller und besser als erwartet.
Benjamin, vielen Dank für die tolle Zusammenarbeit und für das Interview!
Grüße nach Münster
Katrin
Das Interview mit Benjamin hat Katrin Lüdemann geführt, nachdem sie Benjamin und sein Team ein Quartal begleitet hat.
Über SingularitySales:
Wir entwickeln, etablieren und skalieren erfolgserprobte Sales-Strategien mit Kundendialog - Inhouse sowie im Outsourcing. Wir bündeln mehr als 60 Jahre Expertise im B2B Vertrieb - vorwiegend im Bereich XaaS und haben insgesamt mehr als 1 Milliarde EURO an ARR aufgebaut.
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